Voor het onderhouden en ontwikkelen van onze spoorwegen zijn ontzettend veel verschillende mensen, afdelingen en partijen nodig.
ProRail’s afdelingen Operationeel Beheer en Ondergrondse Infra vroegen ons om te helpen met het creëren van een duidelijk overzicht. Ze willen hun werkzaamheden, omgevingen en belangen overzichtelijk maken voor álle medewerkers van de organisatie. Want soms worden de teams laat betrokken bij een traject, en dat zorgt voor vertraging.
Afdelingen op de kaart
Om verrassingen te voorkomen, willen ze in een eenduidig verhaal aan alle interne én externe stakeholders duidelijk maken wat het belang en werkzaamheden van hun werkvelden zijn. Wat doen ze allemaal? Waar zijn ze bij betrokken? Welke belangen en stakeholders zijn essentieel om van op de hoogte te zijn?
Het doel? Om bij een nieuw project vooraf integraal te kunnen kijken naar alle onderdelen. Samen brachten we de afdelingen overzichtelijk in kaart.
Aanpak
In meerdere co-creatie sessies met medewerkers van ProRail ontwikkelden we twee praatplaten. De visuals scheppen overzicht, dus het is zaak om volledig te zijn, een duidelijke structuur te hebben én een helder verhaal te vertellen. Flatland maakt visualisaties altijd samen met de klant, omdat dat degene is die het verhaal uitdraagt en daarvoor een helder en gedeeld beeld moet hebben. We begeleiden processen waarin een organisatie samen aan strategie, verandering of innovatie werkt, en het tekenen is daarbij ons middel.
Maar we maken niet zomaar een mooi plaatje: de methode van Design Thinking vraagt om eerst een stap terug te doen en in kaart te brengen voor wie en waarom je eigenlijk iets wilt ontwerpen. We werken in meerdere sessies, waaronder achtereenvolgend deze:
Clarity > het ontrafelen en verduidelijken van het doel, doelgroep en onderdelen
Story > het bouwen en structureren van een verhaal
Validate > het checken of de visuals volledig, kloppend en logisch zijn
Co-creatie zorgt voor eigenaarschap
Met onze iteratieve aanpak verbeteren we stap voor stap de visuals. Een plaat is immers niet in één keer goed. En door direct samen met klanten te schetsen, ontstaan er een gedeeld beeld en raken mensen enthousiast en betrokken bij het verhaal. Bij iedere stap betrekken we andere mensen, die een verschillend perspectief meebrengen en de inhoud verrijken. Zo zorgen we er ook voor dat meer mensen betrokken en enthousiast worden: het hele team wordt eigenaar van de plaat en het verhaal.
Interactief online
Hoewel we eerder onze whiteboardsessies op kantoor deden, waren alle meetings met ProRail volledig online. En dat werkt goed! Doordat alle medewerkers meededen van achter hun eigen computer, zaten ze nog dichter dan normaal op de schetsen. Zo konden ze het nog beter zien en direct reageren.
Waar we vroeger mensen actief lieten meedoen door bijvoorbeeld post-it’s of dot-voting te gebruiken, kan dat online net zo goed. Flatland’s Tom van ’t Westeinde werkt met co-creatie programma’s zoals Mural. Met deze tool kan iedereen digitale post-it’s plakken en reageren op elkaar door te schuiven, smilies toe te voegen of te schrijven. Hierdoor heeft iedereen een stem in de online sessie en zorgen we voor een snel resultaat.
Meer tips voor online sessies?
Resultaat
Visueel maakten we inzichtelijk en helder wat voor activiteiten en belangen er gebaat zijn bij de werkvelden. De platen nemen mensen mee en verbinden alle assets en complexiteit met de dagelijkse werkpraktijk.
De praatplaten bieden zo een houvast voor alle betrokkenen en helpen om een helder verhaal te vertellen. ProRail is enthousiast: “Met deze platen onder de arm brengen we alle collega’s en nieuwe leidinggevenden supersnel up-to-speed!”
Contact
Ben jij ook bezig met het verbeteren van werkprocessen en communicatie?
Met visualisaties kun je complexe onderwerpen verhelderen en mensen in beweging krijgen! Meer weten?
Email Tom
Andere Flatland Cases
C-ARM - Verandertraject verhelderen
Met visual storytelling vertel je een verhaal. Om een nieuw programma te verhelderen en iedereen bij de verandering te betrekken.
Eno zorgverzekeraar - Strategie activatie
Hoe zorg je dat een nieuwe strategie landt onder alle medewerkers van je bedrijf? Visualiseren verheldert en brengt mensen in beweging!
MBO Zadkine Startcollege - Ontwikkelen strategie
Visualiseren levert niet alleen een mooi eindresultaat op, maar heeft ook groot effect op de totstandkoming ervan. We hielpen MBO Zadkine met hun strategie.