We worden er steeds beter in: online overleggen. Waar een half jaar geleden mensen nog op zoek waren naar de mute-button of de weg kwijt waren naar het juiste gesprek, gaat dat nu allemaal een stuk vlotter.
Toch slaat de vermoeidheid toe en blijft afleiding een bedreiging. We gaan van call naar call, maar is iedereen daar wel met z’n aandacht bij?
Flatland heeft ondertussen tientallen online sessies gehost en ook wij blijven doorleren. Toch worden we keer op keer bevestigd: het effect van beeld blijft ontzettend krachtig. En dat delen we natuurlijk graag! Dus daarom deze opsomming van onze learnings en adviezen: hoe kun je in een online meeting zorgen dat de aandacht erbij blijft?
1. Bedenk: is de meeting wel echt nodig?
Misschien een beetje raar om hier mee te beginnen, maar toch is deze vraag relevant. Want waarom bestaat überhaupt dit overleg? Omdat ‘ie gewoon standaard ingepland staat, of is er een gezamenlijk doel te bereiken? En wat is dat doel dan: bijpraten, kennis delen of beslissingen nemen?
Soms merk je dat het doel van de meeting vooraf niet duidelijk is. Dan zijn mensen niet goed voorbereid en kunnen ze geen gedegen beslissingen maken. Of er zitten toeschouwers in de call: mensen die geen waarde toevoegen op dit onderwerp.
Kortom, heb je erbij stilgestaan dat deze meeting nog nodig is?
Tip: zorg dat je meeting is ingericht voor het doel ervan, of cancel ‘m anders. En zorg dat jullie in het gesprek ergens naar toe werken, zodat je aan het einde met z’n allen iets hebt gemaakt wat je kunt ‘opleveren’. Dat helpt om het concreet en tastbaar te houden.
Virtuele Ronde Tafel gesprekken
Bijpraten met ondernemers in crisistijd- Vorige
- Volgende
2. Communiceer een duidelijke agenda bij de start.
Vaak vergeten, maar o zo belangrijk: ook online is een overzicht met agendapunten erg prettig. Dat zorgt voor structuur en overzicht, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn. Begin met een inloopmomentje en start dan met een duidelijke agenda.
Waarover ga je het hebben en hoe lang? Bespreek dat in het begin. Plus een rolverdeling: wie presenteert, wie beslist en wie draagt bij? In een normale vergadering ligt dat (soms informeel) ook besloten, maar daar kun je nog weleens door elkaar en non-verbaal communiceren. In de virtuele wereld is een overzichtelijke agenda nog belangrijker!
Tip: Maak je agenda visueel, zodat alles voor iedereen duidelijk is.
En vergeet de pauzes niet!
Een overzichtelijke agenda
Denk aan een duidelijke agenda en rolverdeling- Vorige
- Volgende
3. Houd ruimte over om te landen.
Plan je meeting niet te vol, en denk aan tijd om in te checken. Mensen komen soms later of komen heel gestresst binnen. Hoe voelen mensen zich? Hoe zitten ze in de sessie? Als collega’s van call naar call gaan, hebben ze amper tijd om voor te bereiden, te focussen en te verwerken.
Waarschijnlijk herkent iedereen dit punt, maar lukt het door de waan van de dag gewoonweg niet om even naar dat denkbeeldige koffie-apparaat te lopen. Maar is het uiteindelijk niet veel effectiever om alle informatie goed te verwerken?
Tip: Ga niet langer door dan nodig, probeer juist om eerder klaar zijn.
4. Werk effectiever samen met interactieve werkvormen.
Niks zo saai als alleen maar talking heads. Maak daarom je meeting interactief: zorg dat iedereen betrokken is en meedoet. Daarvoor zijn allerlei handige tools beschikbaar, van supersimpel tot ietsje ingewikkelder.
- Gebruik de chat, zodat mensen korte vragen kunnen stellen.
We kennen allemaal die collega die graag het hoogste woord heeft. Op kantoor niet altijd prettig, maar online helemaal dodelijk voor de aandacht. Dit is hét moment dat collega’s worden afgeleid. Je kunt er – vooral bij meetings met veel mensen – voor kiezen om vragen te laten stellen via de chat. Daardoor moeten mensen kort en bondig formuleren en heb je tevens de vragen om papier, om later op te kunnen reageren. - Gebruik een poll, om keuzes voor te leggen.
In grotere groepen is het handig om iedereen mee te laten stemmen via een poll. In een tool als Mentimeter kun je allerlei type vragen voorleggen: zo simpel als ‘Eens / Oneens’ tot open vragen. Deelnemers gebruiken hun smartphones om verbinding te maken met de presentatie en hun reacties worden in realtime zichtbaar gemaakt. - Gebruik een co-creatie programma, voor nog meer interactie.
Waar we vroeger mensen actief laten meedoen door bijvoorbeeld post-it’s of dot-voting te gebruiken, kan dat online net zo goed. Wij gebruiken graag de tool Mural. Iedereen kan daarin digitale post-it’s plakken en reageren op elkaar door te schuiven, smilies toe te voegen. Hierdoor heeft iedereen een evenredige stem in de meeting en zorg je dat iedereen gehoord wordt.
Tip: Probeer verschillende tools uit, om de perfecte voor jouw doel te vinden!
Interactieve werkvormen
Gebruik tools: een aantal voorbeelden- Vorige
- Volgende
5. Laat iemand alles vastleggen
Een notulist is nog net zo belangrijk, ook in de virtuele wereld. Als iedereen naar elkaar – of erger: naar zwarte schermen – zit te staren, wordt het al snel saai. Maar gezamenlijk focussen op een plaat of canvas trekt de aandacht en geeft richting! Zo kan de host zijn scherm delen en meeschrijven of -tekenen.
En helemaal handig: je kunt dan de uitkomsten van je gesprek direct delen.
6. Gebruik een visueel canvas en vul deze samen in
Werken met een canvas of template is heel prettig. Het geeft structuur, je krijgt sneller alle neuzen dezelfde kant op. In plaats van te blijven praten in het luchtledige, werkt een visueel hulpmiddel supergoed. Je kunt mensen een canvas zelf laten invullen en er vooraf over na laten denken, maar tijdens een online meeting samen invullen maakt nog meer impact. Iemand deelt zijn scherm en vult het zichtbaar in. Of laat iedereen meedoen!
Tot slot
Ben je geïnspireerd, maar zie je het niet zitten om dit zelf toe te passen?
Je kunt natuurlijk ook de consultants van Flatland inhuren.
Neem contact met ons op: wij denken graag met je mee!
ContactAndere Flatland blogposts
Grip op de toekomst: drie oefeningen voor helderheid in tijden van drukte
Herken je dat? Dat je soms zo druk bent met je dagelijkse werkzaamheden dat je geen tijd hebt om echt vooruit te denken.
5 minuten leestijd
Rollen binnen transities
Een visuele weergave van rollen binnen transities die je direct kunt downloaden voor eigen gebruik
2 minuten leestijd ˙ Tips & Inzichten
Onboarding: een goed begin is het halve werk
Nieuwe medewerkers hun plaats helpen vinden in de organisatie gaat verder dan een eenvoudige introductie tot de werkplek. Onze tips en projecten om te helpen bij effectieve onboarding.
8 minuten leestijd ˙ Tips & Inzichten