Evides - Meer kijk op veiligheid en preventie

Waterbedrijf Evides is verantwoordelijk voor de levering van drinkwater, met alles wat daarbij komt kijken. Tijdens de aanleg en het beheer van het leidingnet is veiligheid een belangrijk thema. Hoe zorg je voor bewustwording bij alle partijen?

Het is namelijk druk onder de grond. Alleen Evides heeft al ruim 14.000 kilometer ondergrondse hoofdleidingen in beheer. Samen met provincies, gemeentes, waterschappen, en andere partners als netbeheerders en aannemers, draagt Evides de zorg voor het leidingnet en moet alle boven- en ondergrondse infrastructuur afstemmen met al deze partijen. Het team van 14 gebiedsverantwoordelijken van Evides wil de onderwerpen veiligheid en preventie van graafschade bij al die partijen beter én eerder onder de aandacht brengen.

Het doel? Het voorkomen van gevaar of economische schade door beschadiging van ondergrondse kabels of leidingen. En als veiligheid eerder in de werkvoorbereiding geagendeerd wordt, bespaart dat een hoop gedoe en geld. Want inefficiënties in de samenwerking, veiligheidsrisico’s en schades zijn kostbaar.

Hoe maken we alle partijen in de keten bewust dat veiligheid bij jezelf begint
en ook jij verantwoordelijkheid draagt voor die laatste man?

Iedereen in de ketensamenwerking is verantwoordelijk voor elkaars veiligheid. (Foto: Evides)

Heldere afstemming in de keten

In de wereld van kabels en leidingen hebben alle partijen elkaar nodig. Evides vroeg Flatland om te helpen met het overzichtelijk maken van alle stappen, partijen en onderdelen in de werkvoorbereiding en onderhoud van het ondergrondse leidingnet, specifiek als het gaat om het veiligheid en preventie. Hoe kan Flatland helpen om gebiedsverantwoordelijken, ambtenaren, andere netbeheerders en uitvoerders bewust te maken van preventie en veiligheid?

Je kunt dan praten over een risico-gestuurde aanpak in de ketensamenwerking, gestandaardiseerde procesinrichting of over gezamenlijke verantwoordelijkheid en integraal samenwerken. Wij zeggen: samen een tekening maken!

Tijdens een eerste Clarity-sessie pluizen we alle risico's, assets, stakeholders en verbanden uit.

Risicoanalyse visueel duidelijk

Om alle partijen te informeren, ontwikkelden we met het team van Evides activerende communicatie. In meerdere sessies brachten we alles in kaart. Samen met alle betrokkenen maakten we alle werkzaamheden, omgevingen en risico’s overzichtelijk. Visueel kun je goed inzichtelijk maken welke activiteiten en belangen er gebaat zijn bij werkvoorbereiding: de tekeningen nemen mensen mee en verbinden alle assets en complexiteit met de dagelijkse werkpraktijk.

Uiteindelijk maakten we een interactieve instructieplaat.

Juist tijdens online sessies is veel interactie mogelijk. Ieders stem wordt zo gehoord en gezien.

Tijdens hele traject visueel werken

Visualisatie is niet alleen bedoeld om een mooie praatplaat te maken, maar is bovendien een grote meerwaarde in het gehele traject. We gebruiken de kracht van tekenen ook bij het ophalen en bespreken van alle issues. Doordat we bijvoorbeeld al tijdens een eerste sessie alle gedachten en verschillende perspectieven zichtbaar maken, begrijpen mensen elkaar sneller en kunnen ze makkelijker doorbouwen op elkaars gedachten. Visueel werken zorgt sneller voor een gedeeld verhaal en concrete afstemming.

Clarity, story, deliver

In meerdere co-creatie sessies ontwikkelden we een interactieve praatplaat. Flatland maakt visualisaties altijd samen met de klant, omdat die degene is die het verhaal uitdraagt en daarvoor een helder en gedeeld beeld moet hebben. Omdat we alle puzzelstukjes direct visueel maken, komt een gesprek meteen in een stroomversnelling. We helpen zo om supersnel de belangrijkste onderdelen van het verhaal concreet en voorstelbaar te maken.

We werken in meerdere sessies, waaronder achtereenvolgens deze:

Clarity > het ontrafelen en verduidelijken van het doel, doelgroep en onderdelen
Story > het bouwen en structureren van een verhaal
Validate > het checken of de visual volledig, kloppend en logisch is
Deliver > het samen doorlopen en testen van een presentatie of delivery

In de Deliver-sessie zorgen we dat de klant zijn presentatie zo goed mogelijk kan uitvoeren. We schrijven de gesproken tekst uit, om te zorgen dat het verhaal bij de plaat geen eigen leven gaat krijgen. Het hele verhaal bij de presentatie hebben we samen ontworpen, dus ook welke elementen beter in tekst verteld en welke beter visueel getoond kunnen worden. Alles om de kijker stap voor stap mee te nemen in het verhaal.

In de Story-sessie valideren we de testversie van het verhaal.

Visuele reminder houdt onderwerp op de agenda

Nadat we alle fasen en werkzaamheden overzichtelijk hebben gemaakt, ontstond een helder beeld. Daarmee bereidden we samen een interactieve presentatie voor. Dat klinkt chic, maar is eigenlijk een duidelijke Powerpoint waarin stap voor stap alle risico’s worden uitgelicht. De tekeningen ondersteunen en sturen het verhaal.

Alle gebiedsverantwoordelijken vertellen zo hetzelfde verhaal aan alle stakeholders. Daarnaast is het prettig dat mensen het kunnen nalezen en de plaat zichtbaar ophangen als geheugensteuntje. Uiteindelijk is de interactieve presentatie expliciet niet bedoeld als eenzijdig communicatiemiddel, maar draagt de tekening vooral bij om het gesprek te voeren en integrale samenwerking te verbeteren.

Resultaat: gezamenlijk tot oplossingen komen

Dick van Asselt, teamleider gebiedsbeheer bij Evides, is enthousiast over het traject en eindresultaat: “Tijdens de interactieve sessies kwamen alle verschillende gezichtspunten goed naar voren. Het eindproduct is mooi en duidelijk. Het zorgt voor bewustwording van de invloed die je persoonlijk kan uitoefenen op de veiligheid van een ander.”