Digitaliseringsstrategie in een week - Provincie Noord-Holland

Hoe ontwikkel je met meer dan 125 experts een digitaliseringsstrategie voor een provincie? En dat in slechts één week én volledig virtueel?

De provincie Noord-Holland wil grote stappen zetten op het gebied van digitalisering. Dat vraagt om een gedegen strategie voor de komende jaren. Maar met de coronamaatregelen is het niet mogelijk om fysiek bij elkaar te komen. Daarom besloot Noord-Holland de nieuwe digitale strategie volledig online te ontwikkelen en vroeg Flatland om dat te ontwerpen, faciliteren en visualiseren in één gecomprimeerde week, een pressure cooker.

Elke strategie begint met een doel, een stip aan de horizon

“Onze stip op de horizon is een toekomstbeeld waarin ‘digitaal’ in ons DNA zit”, vertelt Paul Strijp, adviseur nieuwe technologie en data bij Provincie Noord-Holland. Om daar te komen, werd er bewust gekozen om niet één digitaliseringsstrategie te maken voor het gehele concern, maar een aparte strategie voor elke provinciale opgave.

Verschillende opgaven dus, maar met dezelfde kernwaarden en fundament. De provincie zocht een manier om met veel stakeholders, virtueel en in korte tijd met deze onderwerpen aan de slag te gaan.

Een volledig verzorgde pressure cooker

Met meer dan 125 mensen hebben we gewerkt om alle strategieën te formuleren en een gezamenlijke digitaliseringsstrategie te maken. “Op een fundament met blokken als: data op orde, ICT-diensten, anders werken, ruimte om te experimenteren, veiligheid & privacy”, aldus Strijp. En daar bovenop moesten we de opgaven, kansen, verschillende contexten en technologieën scherp krijgen. Dat betekende voor iedereen een flinke klus: om volledig te zijn, met ruimte voor verbreding én verdieping en om dit alles in één week te realiseren. Een strak programma en goed voorbereide facilitatie maakte het een groot succes.

Flatland ontwierp een volledig programma, met een duidelijk stappenplan en rolverdeling.

Digitaal en toch dynamisch

Elke dag kende een ander programma en een eigen dynamiek. De uitkomsten van de eerdere dag vormden de input voor de volgende dag, waarmee nieuwe teams aan de slag gingen. Visuele werkvormen en korte pitches zorgden er telkens voor dat nieuw aangehaakte mensen supersnel up-to-speed waren. Flatland’s visual strategist Simone Heemskerk zorgde naast de organisatie ook voor de inhoud en de rode draden van de strategie, samen met de digi-strategen van de provincie.

Een canvas op maat. Elk opgaveteam maakte een opgaveplaat, hier zie je die van Infrastructuur.

Co-creëren met verschillende disciplines levert veel op

Vooral het samenwerken met allerlei diverse collega’s leverde veel onderling inzicht en begrip op. Men zette mensen van ICT, data en technologie bij elkaar aan (de virtuele) tafel. “Als die met elkaar in gesprek raken, verbreedt de oriëntatie van de technische mensen vanzelf – van een traditionele focus op bedrijfsvoering naar een bredere blik vanuit de maatschappelijke opgaven.”

Veel interactie met visuele werkvormen zorgt voor echte co-creatie.

Snel en energiek

Behalve een nieuwe digitaliseringsstrategie heeft de week ook een aantal waardevolle lessen opgeleverd: “Het is mogelijk om in één week een strategie voor het gehele concern te ontwikkelen”, aldus Strijp. “Je staat versteld van de energie die vrijkomt. Bespaar jezelf een traject van een jaar of nog langer met klankbord- en stuurgroepen. Er kan digitaal veel meer dan we soms denken – juist binnen de overheid!”

De kracht van visualisatie

Het bleek erg waardevol om de strategie gaandeweg te zien worden verbeeld. Tekeningen prikkelden verbeeldingskracht, gaven een houvast en zorgen – letterlijk – voor een gedeeld beeld. Plus, het visualiseren hielp enorm voor de aandacht en energie van de sprintweek; niks is immers zo vermoeiend als een week naar alleen maar talking heads te kijken. Visuele werkvormen zorgden ervoor dat heel veel mensen tegelijkertijd aan de slag konden met dezelfde onderwerpen. De visuals waren daarna weer aanleiding voor vervolg: is dit zo volledig samengevat en heeft iedereen hetzelfde beeld voor ogen?

Bekijk hier de strategie in 3D!

Het geheel van de digitaliseringsstrategie vatten we samen in een praatplaat. Als een constante reminder aan de stip op de horizon én handig om te delen. En om in de sfeer van digitale ontwikkelingen te blijven, heeft Flatland die plaat ook in 3D gemaakt.

In een pressure cooker met ruim 125 actief betrokkenen hebben we een prachtig resultaat neergezet!
Paul Strijp adviseur nieuwe technologie en data bij Provincie Noord-Holland

Paul Strijp kijkt vol tevredenheid terug op de pressure cooker. “De Week van de Digitaliseringsstrategie was een ware belevenis. En een waanzinnig gevoel van digitale teambuilding!”

“Digitale teambuilding, daarvan was zeker sprake,” schrijft Hans van der Stelt, directeur concernzaken. “Van tevoren had ik niet durven denken dat dit online zo goed zou kunnen. Dat zegt veel over de uitstekende voorbereiding, betrokkenheid van iedereen, opzet en uitstekende begeleiding van de week, zowel technisch, procesmatig als inhoudelijk.”