Onboarding: een goed begin is het halve werk

Nieuwe medewerkers hun plaats helpen vinden in de organisatie gaat verder dan een eenvoudige introductie tot de werkplek. Onboarding gaat vooral over de cultuur, de visie en missie van de organisatie, structuur en samenwerking met collega’s. Voor een nieuwe collega is het essentieel om de organisatie goed te begrijpen en waar die voor staat.

Door nieuwe medewerkers op goede wijze te laten landen in de organisatie, zijn ze sneller productief, voelen ze zich meer betrokken en vertrekken ze minder snel.

Goed weten wie je bent, helpt onderweg de juiste keuzes te maken.

Maak tijd voor collega's, vooral bij de start, zodat je beter weet wat je aan elkaar hebt.
Maak tijd voor collega's, vooral bij de start, zodat je beter weet wat je aan elkaar hebt.

Nieuwe mensen zijn een behoorlijke investering. Het duurt even voordat ze op volle stoom meedraaien. Je doel is dus om ervoor te zorgen dat de werknemer zich zo snel mogelijk thuis voelt in de organisatie en daardoor sneller een bijdrage kan leveren. En thuis voelen, betekent dat diegene jullie visie, missie en waarden moet kennen, begrijpen en delen.

Als de onboarding goed georganiseerd is, worden nieuwe medewerkers verliefd op hun baan. En je organisatie heeft natuurlijk medewerkers nodig die volledig betrokken zijn; zij zijn gepassioneerd over hun werk en voelen zich sterk verbonden met de cultuur en waarden van hun bedrijf. Kortom, de start van een nieuwe medewerker moet je je niet zomaar laten overkomen, maar zorg dat je er pro-actief over hebt nagedacht.

Een journey voor onboarding ontwerpen we altijd in co-creatie en maken we visueel.
Een journey voor onboarding ontwerpen we altijd in co-creatie en maken we visueel.

Tips voor een succesvol onboardingstraject

Het is belangrijk dat de nieuwe medewerker zich allerlei verschillende zaken eigen maakt. Wat is de rol van de nieuwe medewerker?Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden? Wat is de organisatiecultuur? Wij gebruiken deze vier pijlers voor een effectief onboardingstraject: Purpose – Autonomy – Mastery – Belonging. Goed toegepast zorgt het voor de complete integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie.

De nieuwe medewerker…

  • is bekend met de strategie, kan die uitleggen en snapt de eigen rol daarin (purpose).
  • begrijpt de eigen rol, taken en verantwoordelijkheden. Plus de relatie met de collega’s, en wat er nog te ontwikkelen valt om de rol volledig op zich te nemen (autonomy).
  • kan de basis van onze werkwijze zelfstandig toepassen en is bekend en vertrouwd met alle systemen en tools (mastery).
  • ziet zichzelf als onderdeel van het team, geeft en ontvangt feedback, durft initiatief te nemen (belonging).

Maak missie, visie en kernwaarden samen zichtbaar

Zomaar een paar kernwaarden benoemen is natuurlijk niet genoeg. Kloppen jullie waarden eigenlijk nog wel met de dagelijkse praktijk en met je strategie? In die zin is een onboardingstraject ook een waardevolle check voor jezelf: klopt het eigenlijk wel wat we beloven? En kunnen we dit helder uitleggen? Als jullie met elkaar de strategie en kernwaarden bespreken en vastleggen, en die ook regelmatig toetst, zorgt dat bij iedereen voor meer helderheid en levert dat sneller vertrouwen – en actie! – op.

Ons idee? Maak jullie verhaal concreet en visueel, hang het groot en zichtbaar op – het liefst op een plek die iedereen ziet. Dit zorgt ervoor dat het van iedereen is en gedragen wordt. Maar de totstandkoming is nog het meeste waard. Wij denken niet dat het werkt om een lijst van vijf kernwaarden door te sturen en geloven absoluut in co-creatie.

Daarom organiseren we sessies met alle medewerkers en zorgen er samen voor dat de soms abstracte termen echt gaan leven. Een docent van een school waar we samen een onderwijsplan mee ontwikkelden, vertelde: “Als ik dat elke dag op de gang zie hangen, word ik er aan herinnerd dat wij hier als school echt voor staan. Het maakt me ook trots, want we hebben dit als team samen bedacht en dit is echt van ons!”

Het jaarplan van CCS hangt bij de ingang, zodat iedereen 'm dagelijks ziet.
Het jaarplan van CCS hangt bij de ingang, zodat iedereen 'm dagelijks ziet.

Gesprekstools en games

Dankzij tools en games worden de kernwaarden onderdeel van je werkweek. Spellen hebben een grote activatiekracht. We zorgen altijd voor veel interactie in onze sessies, door veel verschillende werkvormen te gebruiken. Passend bij een organisatie en haar vraag ontwikkelen we bijvoorbeeld een kaartenset, waarop vraagstukken staan die spelen in jullie omgeving. Of een interactieve routekaart, waarin medewerkers hun eigen ontwikkeling kunnen plotten. En zeg nou zelf, zo’n bingokaart wil toch iedereen wel uitspelen?!

Enne... hoe doet Flatland dit eigenlijk zelf?

Wij zelf zijn afgelopen jaren flink gegroeid en kwamen tot de ontdekking hoe waardevol een goed onboardingstraject is. Recent is collega Guy de Hoop bij ons gestart, hieronder zie je een illustratie van zijn eerste week. Links zie je een invulling van de week, rechts hoe Guy dat allemaal beleefd heeft. Hij gebruikte deze tekening om met het team te reflecteren. En Flatland zou Flatland niet zijn, als we dat niet allemaal visueel zouden maken.

Een introductieperiode is intensief, zowel voor de nieuwe medewerker als betrokken collega’s. Dus we bouwen ook veel tijd in voor reflectie en koffie met collega’s uit hetzelfde team of met dezelfde rol. We werken met een mentor (iemand met veel ervaring in dezelfde functie) en een buddy (iemand uit een ander team, voor de luchtige en sociale gesprekken). En regelmatig komt de bingokaart langs, waarmee we nieuwe mensen op een speelse manier inspireren om initiatief te nemen.

De eerste week van nieuwe Flatlander Guy
De eerste week van nieuwe Flatlander Guy

We werken er hard aan, maar onze onboarding is zeker nog niet perfect. Zo blijven we altijd op zoek naar verbeteringen. Dat doen we natuurlijk ook graag voor jou. Kom je eens brainstormen? Aarzel niet om contact op te nemen.

Contact

Willem Minderhoud

Managing partner Willem Minderhoud is ervaren visual consultant en bij Flatland verantwoordelijk voor HR. Wil je doorpraten? Stuur Willem een berichtje.

Email Willem
Willem Minderhoud

Andere Flatland blogposts

All
Flatland 2021 Jaaroverzicht

Flatland 2021 Jaaroverzicht

Een bijzonder jaar waar we weer meer in verbinding kwamen: met onze klanten, met elkaar, met onze doelen. Bekijk onze showreel!

Lees meer
Breinbreker: hoe verder na corona?

Breinbreker: hoe verder na corona?

Maak de toekomst voorstelbaar met scenario denken. Een voorbeeld hiervan geïllustreerd met actuele onzekerheden: hoe verder na corona?

Lees meer
Hoe Visual Design Thinking helpt bij een Agile implementatie

Hoe Visual Design Thinking helpt bij een Agile implementatie

Hoe zorg je voor de juiste agile implementatie? Met behulp van visual thinking!

Lees meer