Je hebt je onderzoek gedaan, je hebt agile coaches ingehuurd en bent bij vergelijkbare bedrijven in de keuken gaan kijken. Je team is goed geïnformeerd over alle mogelijkheden.
Maar nu moeten ze de meest relevante manieren van werken selecteren en een passend model bouwen. Spotify of Netflix worden vaak als uitgangspunt genomen, maar moet jouw manier van werken niet afgestemd zijn op jouw branche, cultuur en team?
Een lastige taak.
We hebben ontdekt dat Visual Design Thinking (VDT) een waardevol hulpmiddel is om jullie op weg te helpen. VDT is een combinatie van visualisatie- en ontwerpmethodologieën. Door VDT te gebruiken tijdens een agile transitie, krijgen teams meer grip op onderzoeksresultaten en kunnen ze gemakkelijker hun eerste modellen bouwen. Een van de kernprincipes van VDT is om te beginnen door te doen, beginnen met ontwerpen, herhalen en eerdere concepten weggooien om ze verder te herhalen. Op deze manier worden zelfs de meest lastige taken beheersbaar.
Nadat we deel hebben uitgemaakt van meerdere agile transities, lopen we door een aantal stappen heen die jullie kunnen helpen:
1. Start met een eigen agile visie
Er zijn waarschijnlijk verschillende redenen waarom je met de transitie bent begonnen. Door ze met je team te visualiseren en te combineren tot een verhaal dat je samen deelt, bouw je motivatie op en geeft het richting. Misschien zijn jullie begonnen met de transitie om voor te bereiden op sneller veranderende consumentenbehoeften en een snellere reactie van de markt. Of misschien voor snellere acceptatie van nieuwe technologie, teammotivatie, eigenaarschap en verantwoordelijkheid.
Deze algemene redenen zijn niet per se verkeerd, maar probeer ze een unieke draai te geven. Waarom zijn ze belangrijk voor jou? In een sessie met je team, met behulp van metaforen en verhalen, kun je één visual maken waar het hele team achter staat. Een visual waarnaar je altijd kunt verwijzen wanneer je het doel van de transitie moet herinneren.
2. Kies een referentiemodel
Er zijn verschillende agile modellen beschikbaar (LeSS, SAFe, Spotify, Nexus, etc). Elk met hun eigen terminologie. Kies op basis van jullie onderzoek en visie het model wat het beste bij jouw bedrijf past. Dit is het model dat je opnieuw gaat ontwerpen. (Maak deze een belangrijke keuze om verwarring in terminologie te voorkomen.)
3. Schrijf een reeks How-Might-We (HMW)-vragen
HMW- of Hoe-Kunnen-We-vragen helpen bij het vertalen van onderzoeksinzichten naar uitdagingen. Omdat je een bestaand agile-model herontwerpt, kun je een stap dieper gaan dan de algemene voordelen van agile. Denk aan: “Hoe kunnen we deze methode van het Spotify-model gebruiken, met deze beperking van ons bedrijf?” Als je bijvoorbeeld multidisciplinaire teams wil creëren, maar er niet genoeg advocaten zijn om in elk team de juridische insteek te vertegenwoordigen, zou een HMW-vraag kunnen zijn: “Hoe kunnen we legal vertegenwoordigen in onze multidisciplinaire teams?” Andere HMW-vragen kunnen betrekking hebben op welke teams agile werken en welke niet, toewijzing van middelen, kpi’s, verdeling van personeel, enz.
4. Maak modelconcepten
Neem het kernconcept van een model (met behulp van een sjabloon zoals de onderstaande agile-matrix) en begin met het genereren van ideeën met jullie HMW-vragen. Wees niet bang om modellen uit te proberen, dit zijn concepten en ze zijn juist bedoeld om te herhalen. Niks is nog definitief. Doe dit in kleine groepen (met maximaal 4 personen) om discussies kort en bondig te houden. Probeer ook de tribes, hoofdstukken en squadrons te vullen om een idee te krijgen van mogelijke formaties. Maak visuele kaarten van uw model, maar probeer niet elk ontwerpdetail in één kaart op te nemen. Probeer in plaats daarvan een hiërarchie te vinden. Bijvoorbeeld: organisatie, processen en rollen.
5. Test de concepten in uw organisatie
Een agile model (of welk nieuw organisatiemodel dan ook) wordt vaak door een klein team gemaakt en vervolgens binnen de organisatie uitgerold. Waarom maak je werknemers geen integraal onderdeel van het ontwerpproces? Dan krijg je uiteindelijk meer ondersteuning en een beter passend ontwerp.
Als je dat doet, is er een specifieke manier om het aan te pakken: organiseer agile model-testsessies en kader ze als zodanig in de communicatie met je testgroep. Je test immers concepten, niet een definitief ontwerp. Schrijf specifieke vragen op voor specifieke gebruikersgroepen en leg nooit een model voor hen neer en vraag “ja, wat denk je?“. Als je bijvoorbeeld test of jullie model constructiever gedrag van een juridisch teamlid oproept, vraag dan: “Wat zou u doen als u in de vroege stadia van een sprint geconfronteerd wordt met een risicovolle ontwerpbeslissing?” U test specifieke HMW-ontwerpdoelen.
6. Maak een implementatie roadmap
Nu jullie een visie en een aangepaste organisatiemodel hebben, kun je aan een tijdlijn voor implementatie werken. Het kan helpen om enkele thema’s te identificeren om de roadmap te structureren. Deze kaart moet een hulpmiddel zijn dat het transitieteam af en toe kan bijwerken. Het kan ook worden gebruikt om aan uw organisatie uit te leggen hoe u vordert en wat er op de planning staat. Acties op de kaart kunnen gaan over piloten, communicatie, evenementen, training, etc.
7. Communiceer
Mensen hebben vast veel verschillende twijfels en zorgen hebben over de transitie, bijvoorbeeld: “Ga ik niet meer werken met mensen uit mijn vakgebied?” “Wat als ik faal met deze nieuwe verantwoordelijkheden?” of “Heb ik nog een baan?”. Door niet alleen het grotere plaatje uit te leggen, maar ook wat de transitie specifiek voor iedereen betekent, kunnen de meeste van deze zorgen weggenomen worden. Communiceer constant tijdens de hele transitie met behulp van je visuele roadmap en visuele modellen. Communiceer zowel in meetings als gewoon bij de koffiemachine. Zoek ambassadeurs (uit de gebruikerstests bijvoorbeeld) om je verhaal te helpen verspreiden.
Agile werken en Visual Design Thinking hebben veel met elkaar gemeen. Met een divers team van experts werk je in korte iteraties naar prototypes. Waarom zou je die gedeelde principes niet gebruiken voor jullie transitie?
Hoe kunnen we helpen?
Andere Flatland blogposts
Grip op de toekomst: drie oefeningen voor helderheid in tijden van drukte
Herken je dat? Dat je soms zo druk bent met je dagelijkse werkzaamheden dat je geen tijd hebt om echt vooruit te denken.
5 minuten leestijd
Rollen binnen transities
Een visuele weergave van rollen binnen transities die je direct kunt downloaden voor eigen gebruik
2 minuten leestijd ˙ Tips & Inzichten
Onboarding: een goed begin is het halve werk
Nieuwe medewerkers hun plaats helpen vinden in de organisatie gaat verder dan een eenvoudige introductie tot de werkplek. Onze tips en projecten om te helpen bij effectieve onboarding.
8 minuten leestijd ˙ Tips & Inzichten